FAQ или ЧаВо по оформлению производственных ВСД в Меркурии

Сначала небольшая ремарка: по решению Руководителя Россельхознадзора Данкверта С.А., во избежание проблем в обращении подконтрольных товаров в предновогодний период, блокировка доступа лиц, упомянутых в публикации от 25 ноября, переносится на 11 января 2022 года.

Теперь к основной теме этой статьи. В связи с большим количеством вопросов на тему правильного оформления производственных транзакций, приводим список самых Частых Вопросов и ответов на них. Сами вопросы и ответы на них составлены Николаем Анатольевичем Власовым, одним из создателей и идеологов ФГИС Меркурий.

Группа 1. Основной вопрос: что нельзя делать при оформлении производственной транзакции.

Вопрос с понятным подтекстом – продолжением: «чтобы не попасть…». В ответ перечислим еще раз чего нельзя делать.

1. Нельзя не указывать в транзакции подконтрольное сырьё, если оно используется.
   Отметим еще раз, что слово «подконтрольное» выделено не зря: в целом ряде транзакций сырьё используется, но оно не является подконтрольным (чаще всего это минеральные добавки, растениеводческая продукция пищевого назначения, в том числе и часто – зерновые либо бобы при составлении кормов, и вода). И есть транзакции, в которых сырье не используется никакое – нет ни подконтрольного сырья, нет и неподконтрольного сырья.
   Отметим также еще раз, что указывать в производственной транзакции неподконтрольное сырьё никто не обязан, но любой при желании может это делать, используя группы справочника подконтрольных товаров Меркурия, которые так и называются: «Неподконтрольные товары». При этом объемно-весовые балансы транзакций будут более четкими и наглядными и для вас, и для нас.
2. Нельзя не указывать в транзакции подконтрольную продукцию конкретного типа, если она вырабатывается в ходе транзакции.
   Отметим, что довольно часто в производственных транзакциях вырабатывается неподконтрольная продукция, например, продукция, которая включает менее 50% продуктов животного происхождения, или соевое/подсолнечное/рапсовое… масло пищевого назначения при выработке жмыхов кормового назначения.
   Отметим также еще раз, что указывать в производственной транзакции неподконтрольную продукцию никто не обязан, но любой при желании может это делать, используя группы справочника подконтрольных товаров Меркурия, которые так и называются: «Неподконтрольные товары». При этом объемно-весовые балансы транзакций будут более четкими и наглядными и для вас, и для нас.
3. Нельзя указывать не соответствующие действительности объемы вырабатываемой при осуществлении транзакции продукции конкретного вида.
4. Нельзя не указывать в транзакции подконтрольные отходы, если они в ходе транзакции образуются.
   Отметим, что есть (и их не мало) транзакции, в которых в принципе не образуется отходов (ни подконтрольных, ни неподконтрольных), например, выработка пастеризованного молока из сырого молока, или выработка замороженного мяса из охлажденного мяса, или выработка котлет из смеси фаршей (таких примеров много). Есть и транзакции, в которых подконтрольных отходов не образуется, а неподконтрольные образуются. Соответственно, нет подконтрольных отходов – нет и обязанности их и указывать. Но, если подконтрольные отходы образуются, то их обязательно надо указывать.
   Отметим, что обязанности указывать неподконтрольные отходы нет, но, как и с сырьём, и с продукцией, их можно указывать, что представляется целесообразным, если их образуется много (хоть такое и не часто бывает, но бывает) и, соответственно, их неуказание перекосит баланс продукция/сырьё.
5. Нельзя указывать несоответствующие действительности объемы использованного подконтрольного сырья конкретного вида (как большие, так и меньшие).
   Отметим, что, в случае использования множества партий одноименного сырья (т.е. номенклатурная строка одинаковая, различия между партиями могут быть в их происхождении, дате выработки, дате истечения срока годности, или иных атрибутах) в одной транзакции, не требуется совершенно точного указания сколько именно из каждой конкретной партии сырья использовано. При этом необходимо указывать некий израсходованный объем сырья из каждой партии и точно указывать общий объем использованного сырья из этих одноименных партий. Израсходованный объем сырья из каждой его партии нужно указывать с максимально возможной точностью, что избавит в будущем от проблем с лишним или недостающим объемом этих партий.
6. Нельзя не указывать какую-то из нескольких партий одноименного сырья, из числа имеющихся на предприятии, если она использована в данной транзакции.
   Отметим, что при этом, если по каким-то причинам будет указана партия, которая фактически не использована, то это не является нарушением. Но этого следует избегать, поскольку такое либо нарушит баланс транзакции, либо приведет к избытку продукции в электронном журнале по одной из реально использованных партий по сравнению с фактом. Это, в свою очередь, рано или поздно приведет либо к ненужной (а потому подозрительной) инвентаризации, либо вынудить вас исказить одну из производственных транзакции в будущем.
7. Нельзя в одной транзакции указывать более, чем одну производственную партию продукции, которые не различаются по наименованию, дате выработки, маркировке (если она отражается в Меркурии), упаковке (если она отражается в Меркурии).
   Отметим, если в одной транзакции выработано несколько одноименных партий продукции, но:
   • даты выработки различаются, то это не нарушение;
   • маркировка (если она отражается в Меркурии) различается, то это не нарушение;
   • упаковка в первичную ритейл-тару различается (если она отражается в Меркурии), то это не нарушение;
   • упаковка во вторичную ритейл-тару различается (если она отражается в Меркурии), то это не нарушение;
   • упаковка в первичную логистическую тару различается (если она отражается в Меркурии), то это не нарушение;
   • если на первичную или вторичную ритейл-упаковку нанесена разная информация, в том числе в виде штрих-кодов (например, одна партия одноименной продукции промаркирована штрих-кодом по требованиям одной из сетевых компаний, а другая – по иным требованиям другой сетевой компании), если это отражается в Меркурии, то это не нарушение.

   Часть этих параметров ГИС Меркурий контролирует самостоятельно, часть пока еще нет.

   Отметим, что указание в транзакции множества одноименных партий сырья нарушением не является.

8. Нельзя в одной транзакции описывать разные производственные процессы, если они не связаны.
   1. Производственные процессы могут быть связаны:
      • общностью основного типа перерабатываемого сырья
      • общностью основного типа вырабатываемого продукта
      • и должны быть связаны тем, что перечислено в пункте 8.2
   2. Производственные процессы не могут быть связаны только лишь:
      • относительной одновременностью (как правило, в пределах одной даты) производственных процессов,
      • тем, что для реализации производственных процессов используется одно и то же оборудование,
      • тем, что процессы осуществляются в одном и том же месте,
      • тем, что в них используются одни и те же производственные приемы и операции.

   Пример: связанная сырьём производственная транзакция по убою КРС, свежеванию, потрошению, разделке туш и разбору внутренних органов, с последующей первичной переработкой некоторых продуктов убоя. В ней вид сырья один – живой КРС, полупродуктов может быть много, а видов продукции может быть очень много.

   Пример: связанная продуктом производственная транзакция по производству колбасы. В ней один вид основного продукта – конкретный сорт колбасы, который изготавливается из множества видов и партий подконтрольного сырья.

   Пример: выработка множества видов сходной продукции, например, разных видов и сортов сосисок или котлет, с разным содержанием разных типов сырья – мясо и птица разных видов и сортов, шпик, яйца и т.п…

9. Нельзя «подгонять» производственную транзакцию под конкретную отгрузку конкретному клиенту или клиентам: производственная транзакция должна отражать производственные процессы, а не логистические, которые должны отображаться в транспортных эВСД.
10. Нельзя использовать оформление транзакции в режиме незавершенного производства не по назначению, или для собственного удобства, или не закрывать ее в течение необоснованно-длительного периода времени.

Группа 2. Основной вопрос: чего не следует делать из того, что делать, в принципе, можно (не запрещено).

Этот вопрос задавался во множестве разных формулировок, суть которых сводилась, в основном к:

А нам ничего не будет если…?

А можно вот так делать, это же, вроде, не запрещено…?

В ответ перечисляем то, чего делать не следует во избежание проблем и хлопот из того, что не запрещено делать.

1. Не следует усложнять производственные транзакции без крайней необходимости.
   Старайтесь их делать как можно проще и короче.
2. Не следует без необходимости использовать одну и ту же номенклатурную строку для указания в одной транзакции сырья и продукции.
   Если это необходимо, то название должно указывать на причину такой необходимости.
3. Не следует обозначать rework (продукт по каким-либо причинам, возвращаемый назад – по ходу производственного процесса и используемый при следующем цикле этого же производственного процесса) той же номенклатурной строкой, которая используется для сырья или продукции или обычного полупродукта. Если в производственном процессе используется rework, то это рекомендуется обозначать наличием в номенклатурной строке слова «rework» (что оптимально, исходя из особенностей процесса автоматизированного компьютерного анализа транзакций) или (что не оптимально) русским аналогом этого термина – «передел».
   Причем, создать эту номенклатурную строку в справочнике Меркурия нужно заранее – до начала производства. Для этого одно из этих слов следует добавить к имеющейся номенклатурной строке того типа продукции, которое вырабатывается и часть которого по каким – либо причинам возвращается производителем на предыдущую стадию переработки и используется в следующем производственном цикле.
4. Не следует пытаться описывать в производственных транзакциях производственную деятельность компании или цеха вместо описания отдельных технологических процессов, из которых она состоит. Это неизбежно приводит к ошибкам в оформлении и нарушает прослеживаемость вырабатываемой продукции.
5. Не следует использовать произвольные сокращения и аббревиатуры при формулировании номенклатурных позиций. Используйте только общепринятые!
6. Не следует использовать знак вопроса (?), символ звездочка (*) и символ тильда (~) при формулировании номенклатурных позиций.
7. Не следует начинать номенклатурную строку с каких-либо знаков (*-+/:^%$#!), кроме открывающейся кавычки, строчных и заглавных букв русского и латинского алфавита.
8. Не следует использовать капс при введении наименования номенклатурной строки в справочник Меркурия (т.е. «МОЛОКО СЫРОЕ» писать не следует, писать следует «Молоко сырое»).
9. Не следует проявлять халатность и безграмотность при формулировании номенклатурных позиций, но следует их тщательно проверять, соблюдать правила правописания.
10. Не следует использовать непродуманных вставок и добавок в номенклатурную строку, тем более, если они не отражают сути и свойств сырья или продукта этой позиции.
    Не следует усложнять номенклатурную строку малозначимыми подробностями без необходимости, включая среди прочего:
    1. географическое происхождение сырья (оно отражено в связанных сертификатах),
    2. указание цифрового кода ТН ВЭД,
    3. время выработки (оно указано в специальном поле),
    4. назначение полуфабриката (будет видно в последующих транзакциях).
11. Следует в номенклатурной строке указывать:
    1. объем продукта в первичной ритейл-упаковке, если она используется,
    2. кратность вложения первичных ритейл-упаковок во вторичную ритейл – упаковку если используется и первичная и вторичная ритейл упаковки,
    3. кратность вложений первичных ритейл – упаковок в первичную логистическую упаковку (если используется первичная ритейл-упаковка и первичная логистическая упаковка, а вторичная ритейл-упаковка не используется),
    4. кратность вложений вторичных ритейл – упаковок в первичную логистическую упаковку (если используется первичная и вторичная ритейл-упаковки и первичная логистическая упаковка),
    5. тип оболочки (если используется),
    6. тип упаковки (если используется),
    7. форм-фактор упаковки,
    8. объем упаковки,
    9. жирность сырья или продукта (для молочной продукции).

Продолжение обзора по правильному оформлению производственных эВСД в Меркурии будет больше связано с конкретными примерами и появится в ближайшее время по этой ссылке.